Vejledning Outlook kalender

(nb. printervenlig pdf-udgave findes på vores fællesdrev i
mappen: Fælles/10ting/Ting3)

Udover at være vores mailsystem har outlook flere andre funktioner. Kalenderen findes ved klikke på ”Kalender”-bjælken i nederste venstre hjørne af mail-vinduet. (For at komme tilbage til din indbakke klikker du på ”Post” i samme hjørne). Kalenderen kan bruges til mange ting og den har ret mange funktioner, som jeg vil opfordre jer til at prøve jer frem med. Her vil vi kun gennemgå de helt basale ting.

Oprettelse af en enkelt aftale

For at skrive en aftale ind i din kalender dobbeltklikker du på starttidspunktet for din aftale. Herved åbner der sig et vindue, hvor du kan give din aftale en overskrift (fx vagt), angive sted (fx Hurup), start- og sluttidspunkt samt skrive en beskrivelse af aftalen. Når du har skrevet alle dine oplysninger ind klikker du i øverste venstre hjørne på ”Gem og Luk”. Aftalen dukker nu op i din kalender, og der vil dukke et pop-up-vindue op på din computerskærm 15 minutter før din aftale.

Oprettelse af tilbagevendende aftale

Du opretter en aftale som ved en enkelt aftale. Inden du gemmer og lukker, skal du klikke på ”Gentagelse”, som forefindes lidt til højre i værktøjslinien. Her dukker så et vindue ”Tilbagevendende aftale” op. Du kan nu indtaste data om hvor tit aftalen skal gentages. Fx årligt, hvis det er en fødselsdag eller ugentlig, hvis det fx er en vagt.

Mødeindkaldelse

Skal du indkalde til et møde kan du gøre det i kalenderen i stedet for at sende en mail. Du opretter en aftale som tidligere og her kan du fx skrive dagsorden for mødet i beskrivelsesfeltet. Cirka midt i værktøjslinien for din aftale findes en knap, der hedder ”Inviter deltagere”. Over emnet for aftalen dukker linien ”til” op. Denne er den samme som når du sender en mail og fungerer på samme måde. Her skriver du mødedeltagerne ind, og når du så klikker på sendt, bliver der sendt en mail til alle mødedeltagerne og aftalen dukker op i din kalender.

Accept af mødeindkaldelse

Når du får en mail med en mødeindkaldelse, kan du vælge at acceptere mødet, og dermed sendes der en mail til mødeindkalderen. Mailen forsvinder samtidig fra din indboks, og flyttes over i din kalender, hvor mødet nu kan ses. Kan du ikke deltage i mødet afviser du i stedet mødeindkaldelsen, og der sendes en besked til mødeindkalderen.

Deling af kalendere

I Outlook kalenderen har du mulighed for at se dine kolleger kalendere. Dette gøres ved at højreklikke på ”Delte kalendere” i venstre side af din kalender. Der dukker nu et gardin op, hvor der cirka i midten står ”Tilføj kalender”. Her vælger du ”Fra adressekartotek”, og du kan nu søge kolleger  kalendere frem. Dette skal du kun gøre en gang, så dukker kalenderen op i venstre side af din kalender. Hvis du sætter et flueben ud for en kollegas kalender, vil den blive vist sammen med din egen. Du fjerner den fra skærmen igen ved at fjerne fluebenet.

Privat aftale

Hvis du gerne vil holde styr på dine private aftaler i din outlook-kalender, kan du sikre at aftalen vises som privat aftale, og alt andet end varighed kan ikke ses af dine kolleger. Dette gøres ved at klikke på den lille hængelås i højre side af værktøjslinien for din aftale.